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第三步：標引記錄，審核校驗。主題詞成功轉換后，根據《國家機關公文格式》規定，將主題詞標注在公文末頁下部抄送欄目左上側。詞目之間空一字，不用標點符號，按主體、通用、空間、時間、文種等要素，依次進行著錄。

在結束主題詞標引之前，必須對標引結果進行審核。審核的主要內容有：（1）主題概念提煉是否準確、全面，有無漏項；（2）主題詞的轉換是否符合標強規則和組配規則；（3）同類型公文所選用的主題詞是否一致；（4）標引記錄有無遺漏等。如發現問題，及時糾正補救。

二、主題詞標引"三要"

一要準，即主題詞的標引對公文的內容揭失要準確，包括兩個方面的內容，（1）在主題分析過程中對公文主要內容的分析和提煉是否準確，（2）對分析出來的主題概念轉換成主題詞準確。二要全，標引主題盡量能全面反映公文的主題內容，不能漏標。黃委系統公文主題詞最大標引深度不超過7個。三要專，即標引的主題詞與公文主要內容的相符程度，一般說來，對于一個公文主題概念只有一個專指的主題詞。這是衡量主題詞揭失主題概念精度的一個重要因素。

三、主題詞標引"三不"

一是不能使用表外詞。有很多人在標引主題詞時，往往都是從標題中抽取幾個關鍵詞進行標引，根本沒有由于使用主題詞表轉換，致使標引的主題詞出現了表外詞，這是主題詞標引的大忌。

二是不能顛倒順序。主題詞的標引按照主體()、通用、空間、時間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據公文的標題，從前向后依次標引。

三是不能字面組配。主題詞標引時經常遇到待標的主題概念沒有現成的主題詞可供直接標引，必須先將該主題概念分解成二個以上的簡單的主題概念，然后再分別用相應的主題詞進行轉換。分解時應將主題概念分解成兩個或多個有交叉關系的子概念，或者是有限定關系的子概念，切忌避免字面拆分。

主題詞標引是一項基礎性工作，也是技術性很強的工作。做好這項工作，不僅需要從業人員熟悉使用的標引工具，熟練掌握標引規則和方法，而且還要掌握相應的專業知識，更需要從業人員嚴謹、認真、踏實的作風。限于篇幅，不再一一贅述。