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如何做好公文處理中的主題詞標(biāo)引

公文的主題詞是適應(yīng)機關(guān)辦公自動化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文標(biāo)題選取轉(zhuǎn)換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。公文主題詞的標(biāo)引主要依據(jù)是由國務(wù)院辦公廳秘書局制定的《國務(wù)院公文主題詞表》。此外，各地區(qū)和各行業(yè)都結(jié)合自身公文處理實際，制訂了各自的主題詞表。我們水利部黃河水利委員會公文處理的主題詞標(biāo)引，使用《黃河水利委員會公文主題詞表》。

一、主題詞標(biāo)引程序"三步"走

第一步：審讀文件，分析主題。

首先通讀公文，了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。一般來說，審讀文件標(biāo)題，進行主題詞標(biāo)引是文秘人員常用的方法。如文件標(biāo)題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標(biāo)題入手分析主題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進行主題分析。

其次分析主題。首先看一篇公文標(biāo)題是單一型的主題還是多個主題。單主題標(biāo)引時用多個表達同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達各自的主題概念。

分析主題重點是主題結(jié)構(gòu)分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關(guān)系。《黃河水利委員會公文主題詞表》將主題結(jié)構(gòu)次序分為主體因素、通用因素、空間因素、文種因素五類。

第二步：提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。

經(jīng)過分析主題類型和主題結(jié)構(gòu)后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，并不完全需要標(biāo)引出來，而應(yīng)當(dāng)去粗取精，有所取舍。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專指性最強的主題概念，舍棄一般的主題概念。

對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。查表取詞的主要途徑：（1）直接查字順表，適用于析出的主題概念與主題詞表的詞一致或接近。可以用拼音、也可用部首來查。（2）查范疇索引。主要適用兩種情況，一是公文主要內(nèi)容集中于某一范疇，為提高標(biāo)引效率，可先查范疇索引；二是主題概念一時找不到合適的詞，但范疇比較明確，也可查范疇索引。（3）查詞族索引。適用于查比較復(fù)雜的主題概念時，從復(fù)合主題的某一詞素入手，克服復(fù)雜主題查找時詞匯形式難以確定的困難。