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各級機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位要經(jīng)常召開會議,交流情況,研究問題,布置工作等,對會議的情況、精神作歸納整理,將決策意見記載下來,這就形成了會議紀要。因而會議紀要就是記載和傳達會議情況和議定事項的公文。

一、會議紀要的種類

根據(jù)寫作形式和作用,會議紀要一般4為兩種:

1.辦公會議紀要

這是對本系統(tǒng)、本部門的工作研究、討論、作出的決定而寫成的紀要。這種處理日常工作的辦公會議,時間較固定,往往采用例會的形式,一次會議只研究一個或幾個問題;會議規(guī)模較小,紀要的寫作也較簡單。

2專題會議紀要

這是專門對某個問題開會研究,作較深入的討論,然后得出相應的結(jié)論,而形成的紀要。專題會議不僅要記載會議的結(jié)論,而且還要闡明結(jié)論的依據(jù)。這種專題會議,一般時間不固定,往往采用座談會的形式;會議的規(guī)模較大,會議紀要的寫作也較復雜。

二、會議紀要的格式及寫作耍求

1.標題

會議紀要的標題一般寫法是在會議名稱后面加“紀要”二字,即“ X X會議紀要”;也有的采用雙標題形式,正標題概括會議主要精神,副標題由會議名稱和文種構(gòu)成。

2.正文

正文開頭一般概述會議情況,包括會議召開的目的、根據(jù)、時間、地點、出席人員、列席人員、主持人等。大型會議一般只寫由哪些單位參力口,共計多少人即可,不必把與會者姓名全部列上。正文的主體部分包括會議的情況、作出的決定,還要概括出會議的主要精神。結(jié)尾部分一般提出落實會議精神的措施,向與會單位提出要求或發(fā)出號召。

正文在寫法上,一般有兩種表現(xiàn)形式,一種是分項式寫法,一種是總分式寫法。分項式寫法是把會議概況、議題、決定事項等內(nèi)容,分項排列,使人一目了然。這種寫法,適合會期短、研究事項較單純的辦公會議紀要?？偡质綄懛ㄊ窍瓤偸鰰h概況,再分述會議精神。由于議定的事項較多,經(jīng)歸納概括#,分若干個問題,或分幾大塊,或分若干條,進行有條理的表述,常用“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”等表述語;也可歸納幾個問題后,直接摘引某個與會者有代表性的發(fā)言,如“ X X說”、“ X X認為”等。這種寫法適用于大型、專題會議紀要。