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2.進庫檔案案卷目錄的檢查與裝訂。進庫目錄一式兩份，庫房管理人員對移交入庫的目錄進行整理，檢查案卷目錄有無頁號，有無重號、漏號，裝訂案卷目錄。案卷目錄一份存接待室供查閱，由接待人員負責管理，一份存庫房工作間，有庫房管理人員負責管理。

(二)檔案封存

已經縮微、掃描、刻有光盤的檔案(包括已數字化的目錄)，以及暫不開放的檔案等，經館長辦公會研究后，可定為封存檔案。

封存檔案實行專庫專人管理。辦理封存檔案的出入庫事宜，必須由負責庫房管理的處級領導主持，相關庫房管理人員到場，在相互監督下進行。

利用者調用封存檔案，須填寫《調用封存檔案審批表》，經館長辦公會研究批準，原則上每次不超過10卷，每天調出多少卷，收回多少卷，調出檔案未還清，不得再申請調卷。

(三)檔案移出

檔案從館藏中移出，包括個別案卷和整個全宗的移出，都應在《檔案移出登記簿》上及時登記，并在檔案接收登記簿和全宗卷內注明檔案移出的時間、數量及原因等。屬于個別案卷移出的，還應在案卷目錄(包括接待室目錄)的相應卷號和目錄扉頁上予以注明：屬于整個全宗移出的應及時告知接待室并收回該全宗的案卷目錄。

檔案移出，庫房管理人員應根據有關要求，寫出檔案移出的書面說明，經部門報館長辦公會研究，并由館長在書面報告上簽名批準后才能辦理移出手續。

(四)檔案排架

1.設庫。館藏檔案按全宗群設庫。

2.排架。檔案資料上架排列以全宗為單位，按全宗號、目錄號、案卷號先后順序，從左至右，自上而下排列。存放檔案的裝具外均應標有醒目的索引標記。

聲像檔案、特藏檔案一般應從全宗中抽出。按聲像檔案、特藏檔案管理辦法專庫存放，不能抽出的應在檔案目錄中進行標注。凡抽出的聲像檔案和特藏檔案，均應及時填寫《聲像檔案代理卡》或《特藏檔案代理卡》存放在全宗相應卷位置上，并在案卷備考表和案卷目錄中注明。

(五)檔案保管

1.全宗卷。每個全宗均應建立能夠說明該全宗歷史情況的全宗卷，按全宗編號順序集中統一存放在庫房工作間。

(1)全宗卷有卷內材料目錄、全宗介紹、檔案數量變化登記表、檢索工具編制情況表、檔案材料交接單據、檔案清點情況登記表、檔案開放情況說明、檔案數字化工作單、檔案技術處清單(如修裱、改頁碼等)等內容組成。